Σε εποχές ύφεσης πολλές επιχειρήσεις χρειάζεται να προχωρήσουν σε αλλαγές και
ανασχεδιασμό. Η διαδικασία της αλλαγής μπορεί να αποδειχθεί μια εμπειρία που πολλές
φορές οδηγεί σε απρόβλεπτες καταστάσεις, κυρίως επειδή οι άνθρωποι αλλά και η
εφαρμογή κάποιου συστήματος πολλές φορές, ακολουθούν διαφορετικούς δρόμους από
αυτούς που έχουμε σχεδιάσει.
Είναι κοινη διαπίστωση πως δυο εργαζόμενοι δεν θα ανταποκριθούν με τον ιδιο ακριβώς
τρόπο στις αλλαγές που γίνονται σε μια επιχείρηση. Με την ίδια λογική, πανομοιότυπες
διαδικασίες αλλαγής που εφαρμόζονται σε διαφορετικά τμήματα μιας επιχείρησης,
συνήθως παράγουν εντελώς διαφορετικά αποτελέσματα. Οι παρακάτω πρακτικές
συμβουλές, δείχνουν πως μπορείτε να διαχειριστείτε τις αλλαγές χωρίς να παρατηρηθούν
κενά και απώλειες στην εφαρμογή τους. Αυτές οι συμβουλές αναφέρονται σε μια
δομημένη προσέγγιση των αλλαγών, χωρίς όμως να χάνεται η ευελιξία.
Ποια είναι όμως τα βήματα για να προχωρήσει μια επιχείρηση σε αλλαγές;
1. Κίνητρο για αλλαγή
Η αλλαγή ξεκινά απο το σημείο όπου η επιχείρηση διαπιστώνει πως υπάρχει ένα σοβαρό
κίνητρο για να αλλάξει. Μερικές φορές οι αλλαγές προκύπτουν από εξωτερικούς
παράγοντες, όπως για παράδειγμα η αλλαγή διοίκησης, η αλλαγή έδρας, εξαγορά ή
συγχώνευση. Σε άλλες περιπτώσεις οι εταιρίες χρειάζεται να αλλάξουν εξαιτίας εσωτερικών
παραγόντων, όπως η αναβάθμιση της τεχνολογίας, η γρήγορη ανάπτυξη, εξαιτιας κάποιας
επέκτασης ή εξαιτίας της προσπάθειας για συνεχή βελτίωση και πρόοδο.
2. Αναλύστε την κατάσταση
Καθώς η επιχείρηση προοδευτικά υιοθετεί την ανάγκη για αλλαγή, η διοίκηση πρέπει να
προχωρήσει σε μια λεπτομερή ανάλυση των κινδύνων και των ευκαιριών που προκύπτουν
από την εφαρμογή της. Κρίσιμα ερωτήματα χρειάζεται να απαντηθούν :
• Ποια είναι τα πιθανά κέρδη από την πραγματοποίηση της αλλαγής;
• Ποιο θα είναι το κόστος;
• Ποιοι θα είναι οι κίνδυνοι αν πραγματοποιηθούν οι αλλαγές;
• Ποιοι θα είναι οι κίνδυνοι αν δεν πραγματοποιηθούν οι αλλαγές;
3. Σχεδιάστε προσεκτικά την κατεύθυνση
Από τη στιγμή που η επιχείρηση υπολογίζει οτι η ευκαιρίες που προκύπτουν από την
αλλαγή υπερτερούν των κινδύνων, σχεδιάζουν την εφαρμογή της. Πολλές επιχειρήσεις
έχουν αποτύχει σ’ αυτό το στάδιο, γιατί ο αρχικός σχεδιασμός δεν ήταν όσο έπρεπε
λεπτομερής και δεν είχε γίνει ανάλυση σε βάθος. Σ’ αυτό το στάδιο, μπαίνουν οι βάσεις για
την απόλυτη επιτυχία ή την αποτυχία της αλλαγής. Κρίσιμα στοιχεία στο σχεδιασμό είναι :
• Ο τρόπος που θα αντιμετωπίσουν την αλλαγή οι εργαζόμενοι που επηρεάζονται
περισσότερο απο αυτή
• Ο τρόπος που θα αντιμετωπίσουν τα συστήματα και οι δομές της επιχείρησης τα
αποτελέσματα της αλλαγής
• Ο σχεδιασμός βήμα προς βήμα για την ενσωμάτωση των αλλαγών στην
επιχείρηση
• Το σχέδιο ανασκόπησης, που θα μετρά το βαθμό επιτυχίας των αλλαγών μέσα
στην επιχείρηση
4. Η εφαρμογή της αλλαγής
Ανάλογα με τον τύπο και το εύρος της αλλαγής, η εφαρμογή του σχεδίου σε μια επιχείρηση
μπορεί να είναι κλιμακωτή ή άμεση. Πιθανόν η αλλαγή να προέρχεται από παράγοντες
όπως μια συγχώνευση ή από μια απολύτως απαραίτητη μείωση του προσωπικού, που
μπορεί να προκύψει απρόβλεπτα. Σ’ αυτή την περίπτωση, η έννοια της ομάδας είναι
ιδιαίτερα σημαντική και είναι κρίσιμο οι γραμμές επικοινωνίας να παραμείνουν ανοιχτές
και ειλικρινείς. Σ’ αυτό το στάδιο πρέπει να:
• Προσδιορίσετε με ακρίβεια τις ατομικές αρμοδιότητες
• Ανακοινώσετε και εφαρμόσετε τις αλλαγές
• Εφαρμόσετε πιστά το χρονοδιάγραμμα
• Επικοινωνήσετε τα προσδοκώμενα κέρδη από την αλλαγή
5. Ανασκόπηση της κατεύθυνσης
Από τη στιγμή που η διαδικασία της αλλαγής έχει μπει σε εφαρμογή, η προσοχή μας είναι
στραμμένη στα πρώτα αποτελέσματα και ενδεχομένως στις αντιδράσεις. Η αλλαγή δεν
επηρεάζει όλους το ίδιο και δεν την αποδέχονται όλοι εύκολα, γι αυτό ο κύριος ρόλος μας
είναι να επιβλέπουμε αν πράγματι εφαρμόζεται σωστά το σχέδιο για την αλλαγή. Σ’ αυτό το
στάδιο είναι απαραίτητο να :
• Υιοθετηθούν σαφείς τρόποι μέτρησης των αποτελεσμάτων
• Επικοινωνηθούν τα κριτήρια που επιβεβαιώνουν ότι ο σχεδιασμός της
αλλαγής εφαρμόζεται σωστά
• Συντονιστούν τα ευρήματα και οι πρώτες μετρήσεις από τη διαδικασία
της αλλαγής με τα προσδοκώμενα αποτελέσματα
• Ενημερώνονται όλα τα μέλη της ομάδας για τη διαδικασία, την εφαρμογή
και τα αποτελέσματά της
6. Αποδοχή
Μετά το βήμα της ανασκόπησης και με την προϋπόθεση ότι η αλλαγή έχει αρχίσει να
αποδίδει τους πρώτους καρπούς, η επιχείρηση πια αποδέχεται τα νέα δεδομένα και θεωρεί
πλέον ότι έχουν γίνει μέρος των συστημάτων της επιχείρησης. Ωστόσο, το βήμα της
ανασκόπησης δεν τερματίζεται, αλλά μετατρέπεται σε ένα βήμα διαρκούς ελέγχου για την
εφαρμογή της αλλαγής. Τα ερωτήματα που προκύπτουν σ’ αυτό το στάδιο είναι :
• Πόσο αποκλίνουν τα μετρήσιμα αποτελέσματα από τις προβλέψεις;
• Πόσο ομαλή είναι η προσαρμογή στα νέα δεδομένα;
• Σε ποια σημεία αποκλίνει η αλλαγή από τον αρχικό σχεδιασμό;
• Ποιος είναι ο ρόλος του ηγέτη ώστε να πετύχει ο σχεδιασμός της αλλαγής;
7. Ρυθμίσεις
Αν στο βήμα της επισκόπησης διαπιστωθεί ότι η αλλαγή δεν έχει εφαρμοστεί με βάση τον
αρχικό σχεδιασμό, τότε θα πρέπει να γίνουν οι απαραίτητες ρυθμίσεις. Αν υποθέσουμε ότι
η επιχείρηση έχει εφαρμόσει σωστά το σχεδιασμό για τις αλλαγές αλλά παρόλα αυτά
υπάρχουν αποκλίσεις, τότε θα πρέπει :
• Να προσδιοριστούν τα ακριβή σημεία που υπάρχουν αποκλίσεις από τον
αρχικό σχεδιασμό και την εφαρμογή του
• Οι ρυθμίσεις και ο επαναπροσδιορισμός θα πρέπει να ανατεθεί σε
συγκεκριμένα άτομα, με συγκεκριμένο πλάνο και χρονοδιάγραμμα
• Οι γραμμές επικοινωνίας θα πρέπει να είναι ανοιχτές σε όλους
• Οι ρυθμίσεις που πρόκειται να γίνουν, πρέπει να ενσωματωθούν στο
σχεδιασμό της αλλαγής
Συνοψίζοντας
Η αλλαγή, ειδικά στο χώρο της εργασίας, είναι κάτι που συμβαίνει πολύ συχνά, ειδικά σε
περιόδους ύφεσης. Οι προκλήσεις που έχουμε να αντιμετωπίσουμε δεν είναι ούτε απλές,
ούτε πρόσκαιρες. Γι αυτό πρέπει να είμαστε δημιουργικοί, δραστήριοι, να έχουμε ένα
σύστημα και μια μέθοδο που θα μας επιτρέψει να ενσωματώσουμε τις αλλαγές, χωρις να
χάνουμε την ευελιξία μας. Άλλωστε, η αλλαγή είναι κάτι που έχει διάρκεια και αγγίζει όλες
τις βαθμίδες της επιχείρησης.
